Supporto Utenti Italiani (SUI) - Regolamento

Regole Generali

Il finanziamento verrà allocato secondo la graduatoria basata sul merito scientifico per le proposte con turni assegnati dal Review Panel, fino al limite massimo del budget disponibile per la Call e secondo gli Accordi di Cooperazione Specifici tra Elettra e le Istituzioni Partner.

Criteri di eleggibilità delle proposte:

• Proposte che hanno selezionato l’opzione Financial Support Request e anche l’opzione Crucial
• Proposte che hanno selezionato l’opzione Financial Support Request ma non l’opzione Crucial
• Selezionando l’opzione Financial Support Request e anche l’opzione Crucial, in caso di valutazione positiva da parte del Review Panel verrà assegnato il Full support. Nota bene: qualora il budget del semestre non fosse sufficiente a coprire tutte le richieste, alle proposte con la posizione più bassa in graduatoria non verrà allocato beamtime.
• Selezionando l’opzione Financial Support Request ma non l’opzione Crucial, in caso di valutazione positiva da parte del Review Panel verrà assegnato il Partial support. Nota bene: qualora il budget del semestre non fosse sufficiente a coprire tutte le richieste, alle proposte con la posizione più bassa in graduatoria verrà allocato beamtime ma non il supporto.

Per verificare se la proposta ha ricevuto il supporto, controllare la casella Supporto Utenti Italiani nella proposta:

• Full support = due ricercatori finanziati per gruppo
• Partial support = un ricercatore finanziato per gruppo
• Not supported = nessun finanziamento assegnato

IMPORTANTE: inserire i ringraziamenti al programma di supporto nelle pubblicazioni

Qualora una pubblicazione avesse origine da una proposta finanziata, dovrà essere inserito un ringraziamento come riportato alla pagina Authorship and Aknowledgements 

Regole per il supporto

Non verranno considerati per il supporto:

• Lo staff di Elettra - Sincrotrone Trieste
• I proponenti e partecipanti provenienti dalla regione Friuli-Venezia Giulia nemmeno nel caso di collaboratori all’esperimento provenienti da altre regioni italiane
• I proponenti e partecipanti provenienti dall’estero, nemmeno nel caso di collaborazioni all’esperimento provenienti dall’Italia. Se il proponente è proveniente dall’estero, la proposta non sarà in nessun caso considerata rimborsabile
• I proponenti e partecipanti a proposte di gruppi GdR delle linee di luce di Elettra - Sincrotrone Trieste
• I proponenti e partecipanti di istituti internazionali non italiani, anche se con sede in Italia.

Al fine di richiedere il supporto ciascun partecipante dovrà registrarsi on-line tramite il sistema VUO (Virtual Unified Office) (se non già precedentemente registrato) oppure entrare con la propria id e password e sottomettere una Access Request specificando nel menù apposito la voce Funded User, nonché tutti i dati relativi al viaggio e alle prenotazioni richieste. Tali dati dovranno pervenire all'Ufficio Utenti almeno tre settimane prima dell'inizio dell'esperimento, con l'eccezione delle proposte mensili di Protein Crystallography per la beamline X-Ray Diffraction. Una documentazione incompleta o spedita in ritardo potrebbe comportare l'esclusione dal supporto. Salvo casi eccezionali preventivamente concordati, per il partial support (1 utente) non è prevista la possibilità dell'auto a noleggio.

Modalità di supporto

Alloggio

Le prenotazioni verranno effettuate esclusivamente tramite l'ufficio Viaggi di Elettra dopo l'approvazione dell'Access Request inviata via VUO (Virtual Unified Office). Eventuali disdette e/o variazioni dovranno essere comunicate al seguente indirizzo almeno il giorno prima dell'arrivo/partenza. Dopo l'arrivo, eventuali anticipi nella partenza dovranno essere comunicati allo stesso indirizzo di cui sopra entro il giorno precedente la data in cui si intende lasciare l'albergo. In assenza di tali comunicazioni, i costi dei pernottamenti fatturati dagli alberghi ad Elettra - Sincrotrone Trieste saranno addebitati all'utente.

NB: Non sono rimborsate spese di vitto, salvo fatto per la colazione compresa nel pernottamento.

Viaggio

• Aereo: tutte le prenotazioni per viaggi in aereo verranno effettuate esclusivamente tramite l'Ufficio Utenti di Elettra . Verranno autorizzate solo tariffe economy. E’ possibile indicare eventuali preferenze di viaggio (itinerario, date, compagnia aerea, bagaglio imbarcato o a mano, etc) nel campo note della richiesta di accesso.

NB: alcuni materiali utilizzati come campioni non vengono accettati dalle compagnie aeree. PRIMA di richiedere la prenotazione aerea l'utente deve verificare la compatibilità dei campioni con i regolamenti delle compagnie aeree. nLe spese di trasporto per materiali/campioni/strumentazioni non possono in nessun caso essere rimborsate da Elettra.

• Taxi: spese di taxi non saranno rimborsate a meno che opportunamente giustificate (es. assenza di mezzi pubblici).
• Auto a noleggio: le prenotazioni per auto a noleggio dovranno essere effettuate direttamente dall’utente, esclusivamente previo contatto .

NB: Le combinazioni aereo + auto a noleggio o treno + auto a noleggio potrebbero essere ammesse previa autorizzazione dell’Ufficio Utenti. Per dettagli sulle spese a carico di Elettra-Sincrotrone Trieste e dell'utente clicca qui.

• Treno: la prenotazione del biglietto ferroviario verrà effettuata dall'Ufficio Viaggi di Elettra .
• Autovettura privata: le spese di viaggio verranno riconosciute secondo le tariffe di rimborso chilometrico previste da Elettra - Sincrotrone Trieste (euro 0,16/Km), unitamente alle spese dei pedaggi; le ricevute in originale delle spese sostenute per i pedaggi dovranno esserci inviate via posta. Solo in caso di utilizzo del dispositivo Telepass sarà sufficiente allegare al rimborso l’estratto conto dal quale risulti la spesa sostenuta.

ECCEZIONI: in caso di variazione delle date o di impossibilità a partecipare all'esperimento da parte del/dei componente/i del gruppo, dovrà essere inviata comunicazione immediata all'Ufficio Utenti (). Verranno accettate sostituzioni solo in caso ciò non comporti alcun onere aggiuntivo per Elettra - Sincrotrone Trieste.

Procedura di rimborso

• Prima dell'esperimento

Gli utenti aventi diritto dovranno sottomettere una richiesta di Accesso via VUO come Funded User(s) almeno tre (3) settimane prima dell'esperimento. Poichè i costi di viaggio ed alloggio potrebbero aumentare con all'approssimarsi della data di arrivo, il mancato invio per tempo della richiesta potrebbe compromettere l'assegnazione del supporto. Biglietti o prenotazioni effettuati senza la preventiva approvazione dell'Ufficio Utenti potrebbero non venire rimborsati. I rimborsi delle spese sostenute direttamente dagli utenti per viaggio e alloggio, verranno corrisposti mediante bonifico bancario, con una tempistica solitamente non superiore ai tre mesi.

• DOPO l'esperimento - Richiesta di rimborso on line

Per richiedere il rimborso di spese sostenute durante l'esperimento, e non già anticipate da Elettra, è a disposizione nel VUO il modulo di Richiesta rimborso on line, nella sezione “Access Travel and Expenses Reimbursement”.

Le richieste di rimborso dovranno essere inviate entro 90 giorni dalla data di conclusione dell'esperimento. Richieste pervenute dopo tale data non verranno rimborsate. Le copie delle ricevute elettroniche relative alle spese sostenute (es. e-ticket) dovranno essere allegate al modulo VUO; in caso di ricevute cartacee, queste dovranno essere inviate via posta assicurata a:

Travel Office
Elettra-Sincrotrone Trieste S.C.p.A.
Strada Statale 14
km 163,5 in Area Science Park
34149 Basovizza Trieste, ITALY

Contatti

Per informazioni riguardanti le procedure di accesso al Laboratorio:

e-mail: ; tel.: 040 375 8628/8538

Per informazioni riguardanti l'organizzazione del viaggio e l'alloggio:

e-mail: ; tel.: 040 3758930